Что такое система проектирования и организации жизни, система управления временем, чем и зачем вообще чем-то управлять? Большинство живут в хаосе, другие живут, как в Библии, сегодняшним днём, полагаясь на божье провидение или живя в моменте здесь-и-сейчас.
Есть также позиция «всё, что ни происходит — происходит к лучшему». Такое отношение — это один из человеческих выборов, мы вольны поступать так, как нам вздумается, я же выбираю стратегию, когда я отвечаю за всё, что происходит в моей жизни и формирую то, что надо.
В жизни мы участвуем во многих проектах: спорт и здоровье, семья и дети, работа и бизнес, творчество и инновации, социальные проекты, путешествия, развлечения, повседневные бытовые и текущие дела. Всё это мы держим в голове, за исключением, быть может, списка продуктов, и удивляемся, как это я ничего не успеваю или делаю-делаю, а ничего за день и не сделал.
После написания статьи как эффективно достигать целей прошло более 5-и лет, некоторые вещи отточились, другие модернизировались, в итоге я предлагаю вам более усовершенствованную систему организации жизни и дел.
Как вы понимаете, разные виды дел требуют разной системы их организации, контроля и выполнения. Для себя я разделил возможные дела на такие категории:
- ежедневные
- срочные
- текущие
- важные (проекты)
Ежедневные дела. Спорт — делаем одно и то же, что тут думать? Если ты опытный спортсмен, меняй себе планы тренировок и всё, думать особо не о чем. Покупки — делаем списки и вперёд. Поехать туда-то, сделать то-то, осуществить это — у всех есть то, что мы делаем постоянно и это просто нужно делать и всё. Правда, иногда мы забываем, что то-то и то-то нужно было сделать.
Для организации ежедневных дел предлагаю использовать сервис https://www.wunderlist.com, где вы можете составить список ежедневных дел в духе «сделал дело — поставь галочку». В конце дня вы смотрите, всё ли у вас отмечено галочками. Мы же помним, что ежедневные дела у нас идут вперемешку с другими, а система Wunderlist не даст вам их забыть также тем, что напоминание отображается не только во всех устройствах, а и ещё приходит письмо на почту. Очень удобно.
День, кстати, я рекомендую начинать с просмотра целей. Зачем это нужно, я что, не помню свои цели? Ежедневный их просмотр помогает оставаться сфокусированным на главном, а не на мелочах.
Срочные дела. Те, которые нужно очень срочно сделать, очевидно, да? Например, поломался водопроводный кран или другое что, нужно с кем-то встретиться по срочному делу и т.д. Для организации этого типа дел имеет смысл использовать https://evernote.com
Но в первую очередь эверноут — эффективный блокнот, где в каждую грань своей жизни вы можете записывать идеи для внедрения.
Текущие дела. Поменять масло в машине, сдать отчёт в контролирующие органы, совершить платежи. Вроде бы эти действия тоже подразумевают цикличность, но их периодичность такова, что проще её организовать следующим образом: дело записываем на какую-то дату в гугл-календаре https://calendar.google.com, при приближении этой даты, например, завтра, переносим её в эверноут. Выполняем действие — вычеркиваем.
Важные дела. Тут всё несколько сложнее. Важное дело — это какой-нибудь проект, например, сделать сайт для гостиницы. Структуру проекта по блокам схематично лучше создать с помощью программы MindManager (http://onlinehelp.mindjet.com/help/MindManager/16/RU/documents/MindManager_User_Guide.pdf).
Выглядит устрашающе, но это только на первый взгляд. В программе MindManager или ей подобной удобно видеть картину в целом, что из чего состоит и проистекает. Вы сможете учесть все мелочи и нюансы вашего проекта.
Далее есть сайт https://trello.com — доска проекта, где мы создаем первоочередные задачи, чтобы понимать, что нужно сделать прямо сейчас, что делается, а что уже сделано.
Когда думаешь «ого, сколько работы ещё», как-то не очень хочется делать и руки опускаются. А когда ты эти большие дела или этапы разбиваешь на маленькие делишки, то их проще запустить в работу и далее переместить в «выполненные дела». Таким образом, Трелло — очень важный и интересный инструмент для сдвигания своих слонов-дел, к тому же он очень наглядно демонстрирует общую картину того, что нужно делать прямо сейчас.
Трелло – очень полезен для создания рывка в проекте, потому задачи в нём надо ставить на 1-2 недели и не рассусоливать — работать на скорость.
Но и это ещё не всё. Когда занимаешься интенсивной умственной работой, имеет смысл делать промежутки.
Техника Помодоро. Не работать без перерыва 3 часа, а потом ходить с чумной головой, а поработать 45 минут и сделать перерыв 15 минут, как в школе. Техника Помодоро, в которой 25 минут работаешь, 5 минут отдыхаешь, мне почему-то не очень подходит с таким интервалом, а 45/15 самое то.
В эти 15 минут можно сделать по 50 приседаний/отжиманий/пресса. Это раскрепощает, улучшает кровообращение, встряхивает и освежает ум, что приводит к ещё большей продуктивности. И, само собой, заварить чаёк, — что за работа без чая, верно?
Все вышеупомянутые сервисы устанавливаются на любые устройства и синхронизируются между этими устройствами. Таким образом, если вам пришла интересная идея или мысль о том, что нужно сделать то-то, то вы записываете её в блокнот Эверноут, а далее раскидываете в нужные приложения или на компьютер. Или наоборот.
И никуда не деваем бумажные памятки, которые описаны в этой статье — они очень важны. Эти стикеры помогают вам оставаться сфокусированными на том, что важно, так как из-за большого количества текущих, срочных и ежедневных дел мы забываем о том, что нам действительно важно. Многие этим грешат: делают текущее, а на важное не остаётся времени.
Поэтому в начале дня я рекомендую делать важные дела, и только потом все остальные. Текущие дела будут всегда и никуда от них не деться, а вот важными нужно заниматься в первую очередь.
В конце дня, конечно, нужно проанализировать сделанные и не сделанные дела и реорганизовать их, в общем, придерживаемся идеи о том, что цели и задачи себе нужно ставить и выполнять так, как будто тебе поставил их руководитель, некто, имеющий над тобой власть. Задача — анализ — отчёт — задача.
А как вы организовываете свою жизнь и своё время?
С наилучшими пожеланиями
Николай Митин
____________________________________________________________________
Горела хата, гори и сарай…или всё-таки наведём порядок, а?
